хронологизация взаимодействия сотрудников с клиентами, партнерами, другими сотрудниками предприятия;

улучшение контроля руководства предприятия за действиями сотрудников;

ускорение принятия управленческих решений;

сокращение сроков решения задач;

участие в решении задач группы сотрудников, рассредоточенных по разным офисам;

повышение качества технических работ в сети связи компании;

документирование бизнес-процессов и архивирование документов в электронной базе данных предприятия;

эффективный поиск информации в базе данных;

создание системы отчётности по различным статусам и атрибутам;

экономия расходных материалов (бумага, картриджи для принтеров).

Основные функции системы В2Е заключаются в автоматизации следующих бизнес-процессов:

строительство и эксплуатация объектов связи;

подключение новых клиентов;

обслуживание существующих клиентов;

финансовая деятельность предприятия;

закупка оборудования и материалов;

организация складского учета;

управление персоналом.

Автоматизация бизнес-процессов

Неправильно полагать, что система В2Е - это только хранение всех документов предприятия в электронном виде на корпоративном файл-сервере. Главное в "электронном документообороте" - это перевод в электронный вид технологических процессов работы с документами. И этот момент самый трудный, так как требуется четко формализовать всю последовательность действий для всех автоматизируемых процессов.

Пример

В качестве простого примера работы "электронного документооборота" можно рассмотреть процедуру выдачи клиенту дополнительных IP-адресов. Менеджер оформляет заявку клиента в электронной базе данных и передает ее в финансовую службу компании для проверки возможности выдачи дополнительных IP-адресов данному клиенту: оплатил ли клиент услуги; предусматривает ли действующий тариф выдачу дополнительных адресов и проч. При положительном результате проверки заявка клиента передается сотруднику Технической поддержки, который, в свою очередь проверяет наличие технической возможности, определяет категорию IP-адресов: ("служебные IP-адреса" для подключения голосовых шлюзов или "обычные" в остальных случаях) и другие технические параметры, заполняет заявку, из которой автоматизировано формируется IP-request. Заявка клиента наполняется конкретной технической информацией  и передается в Отдел управления сетью. Сотрудник этого отдела выбирает свободный блок IP-адресов требуемого размера из существующего пула, маршрутизирует его и делает в базе данных запись о том, что эти адреса теперь закреплены за конкретным клиентом. Затем заявка клиента с отметкой о выполнении передается обратно менеджеру Абонентской службы.

В приведенном выше примере электронным документом является заявка клиента, которая по мере обработки в компании уточняется, наполняется нужной информацией и, в конце концов, выполняется. Конечно, эту заявку клиента можно исполнить в виде переписки сотрудников по e-mail, но будет ли такой "электронный документооборот" достаточно эффективным? Очевидно, что нет: ведь сотрудники могут забыть выполнить какие-либо из описанных шагов, действия сотрудников не будут хронологизироваться и фиксироваться в единой базе данных; в результате заявки клиентов будут удовлетворяться не вовремя или вовсе теряться.

Тикет

Для эффективной автоматизации основных бизнес-процессов в  компании был реализован механизм электронных "тикетов", который не позволяет сотрудникам забывать свои обязанности.

Определение

Тикет (англ. Ticket - билет, карточка, квитанция) - это электронный документ, хранящийся в корпоративной базе данных в определенном формате. Существует развитая система управления доступом к тикетам и операциям с ними.

Доступ к системе тикетов осуществляется через веб-интерфейс. Сотрудники могут работать с тикетами из любого места, где есть доступ в Интернет. Каждый тикет имеет заголовок (подобно e-mail) и тело тикета, в котором сотрудники делают свои рабочие записи. Это похоже на системы форумов в Интернет. Записи сотрудников идут в хронологическом порядке и не подлежат редактированию. Возможно прикреплять к тикетам различные документы: отсканированные тексты, файлы формата Microsoft Word, Excel и др. Таким образом, в тикетах сохраняются письма, счета и любые другие документы. Каждый тикет имеет классификацию, которая присваивается в момент открытия тикета и позволяет, например, удобно сортировать тикеты при отображении, более удобно производить поиск нужного тикета, а также получать статистику по определенным группам тикетов. После того как проблема, описанная в тикете, решена, тикет закрывается. Однако он не исчезает из базы данных - его всегда можно найти и получить всю информацию.

Система управления тикетами позволяет передавать их из отдела в отдел, от сотрудника к сотруднику. Когда сотрудник заходит на свою личную страничку корпоративного В2Е портала, он сразу видит несколько групп тикетов:

новые проблемы, которые передаются ему лично или в его отдел;

проблемы, за решение которых этот сотрудник уже несет ответственность;

проблемы, за решение которых отвечают сотрудники его отдела;

вообще все текущие проблемы компании.

Сотрудник может принять тикет, который передается ему или его отделу. В этом случае он становится ответственным за тикет. Фактически, тикеты, передающиеся отделу - это очередь задач, которые должны выполнить сотрудники. После того, как сотрудник принимает тикет, он читает его, выполняет необходимые действия, записывает свои комментарии и передает тикет дальше: в другой отдел или другому сотруднику в соответствии со стандартными технологическими цепочками решения проблем. Необходимо отметить, что в целях дальнейшего сбора статистики, сотрудник, помимо комментария в произвольной форме, должен поставить в тикете "действие", соответствующее выполненной работе, например: "IP-адреса выданы", "Тариф проверен", "Письмо клиенту отправлено" и проч.

Автоматизированное управление тикетами

Очень удобным в портале В2Е является автоматизированное управление движением тикетов от сотрудника к сотруднику по мере выполнения связанной с тикетом подзадачи. Все основные технологические цепочки компании были формализованы и запрограммированы в системе тикетов. После выполнения каждого действия сотрудником устанавливается соответствующая отметка в тикете. Например, после установки действия "Заявка на IP- адреса сформирована", тикет автоматически передается в Отдел управления сетью, и в нем появляется подсказка, что теперь нужно выбрать IP-адреса и выполнить их маршрутизацию. Такая система гарантирует компании, что все этапы любой сложной коллективной работы над проблемой будут выполнены качественно и в срок.

Технические работы в сети связи

В процессе решения подзадачи, связанной с тикетом, зачастую требуется выполнение работ техническим персоналом в сети связи компании: строительство нового объекта связи, подключение клиента, модернизация оборудования, ремонт и т.д. В этом случае в тикете создается заявка на работу. Заявка на работу является самостоятельной сущностью в В2Е системе (фактически, это – самостоятельный тикет) и представляет собой задание на выполнение работ, как правило, связанных с выездом инженеров или бригад монтажников на объекты связи компании в Москве и Московской области. После
формирования заявки основной тикет переходит в состояние ожидания: работа по тикету "замирает" на некоторое время, которое необходимо на выполнение работ, указанных в заявке. Заявка передается в технический отдел компании. Диспетчер производит назначение конкретных сотрудников на выполнение работ. После этого система В2Е автоматически выписывает именные наряды на работы и наряд-допуск для работ повышенной опасности.

Качество технических работ

По завершению работ бригадир в электронном виде составляет подробный отчет о работе и вносит его в наряд. В обязательном порядке в отчет вносятся фотографии с места проведения работ. Начальник технического отдела просматривает отчет и в случае некачественного выполнения работ предъявляет претензии сотрудникам.

Психологический фактор

И последнее, но не по значению, а по порядку. "Электронный документооборот" позволяет элиминировать ненужный личностный фактор в деловых отношениях между сотрудниками, особенно между руководством компании и менеджерами. Устное изложение проблемы зачастую грешит лишними эмоциями и непреднамеренными искажениями фактов из-за того, что не все сотрудники умеют коротко и ясно изложить суть вопроса. Это мешает как сотруднику, так и его руководителю быстро разобраться в проблеме и принять правильное управленческое решение. Переход на деловую переписку в тикетах позволяет всем сотрудникам работать гораздо быстрее и комфортнее.

Автор: Ковалев Е., Кузнецов Е.
Технологии и средства связи/Отраслевой каталог